A l’occasion d’une réunion professionnelle ou d’une soirée conviviale, les raisons de se tourner vers la location d’une salle sont nombreuses. Quels sont les critères à prendre en compte pour bien choisir le lieu de votre événement ? Quelles sont les salles les plus adaptées selon le format de votre événement ? On fait le point dans cet article.

Trouvez une salle à louer pour vos événements professionnels.

Le format de l’événement

Que vous soyez freelance ou salarié d’une entreprise, vous avez sans doute été confronté à la problématique du choix d’un lieu pour organiser un événement. Ce choix s’opère d’abord en fonction de l’objectif que vous poursuivez et donc du type d’événement que vous souhaitez concevoir.

Les réunions professionnelles sont des moments clés dans la vie d’une entreprise ou d’un projet : petit-déjeuners de travail, séminaires thématiques, présentation ou remise d’un rapport peuvent réunir un nombre important d’invités. Vous voilà donc contrait de « sortir » de vos locaux habituels pour accueillir dignement les participants. Si vous souhaitez louer une meeting room à Paris, l’offre de salles est pléthorique et faire un choix peut être un vrai casse tête. 

Les premières questions à se poser concernent le format de l’événement. Quel sera le déroulé ? Envisagez-vous des prises de parole ? Si oui, combien d’intervenants et pour des discours de quelles durées ? Pour des événements de ce type, privilégiez une salle équipée (vidéo projecteur, écran, micros, estrade). Selon la durée, choisissez une configuration de salle adaptée aux conférences, permettant d’enchaîner les séquences.

D’autres formats moins formels permettent d’envisager un lieu plus original. En soirée par exemple, pour organiser un after-work, ou un moment d’échange convivial entre vos clients et prospects, votre événement pourra prendre la forme d’un apéritif dinatoire, avec un buffet. Dans ce cas, vous pouvez vous tourner vers un lieu plus convivial : un bar ou un restaurant par exemple.

Les critères pour bien choisir une salle

Le succès (ou l’échec) d’un événement tient souvent à peu de choses. Une salle trop grande pour un nombre restreint d’invités risque de gâcher votre soirée avec une impression de « salle vide ». A l’inverse, une salle qui déborde d’invités aura tendance à faire fuir vos convives… Pour bien calibrer la superficie de votre salle, appliquez la fameuse règle d’une personne par mètre carré (ou un peu plus si les invité sont assis).

La localisation - surtout à Paris - est aussi un critère déterminant. En misant sur l’hyper-centre (les arrondissements à un chiffre), vous vous assurez un taux de présence important, mais en contrepartie, le budget de votre location sera plus élevé. Le centre est aussi synonyme de prestige et de luxe.

Si vous souhaitez donner une ambiance plus décontractée à votre événement, n’hésitez pas à regarder du côté des lieux atypiques (ateliers, lofts, bars) pour personnaliser l’ambiance. Selon le format de l’événement, choisir un espace insolite peut s’avérer payant pour marquer les esprits.

Pensez aussi à l’accessibilité du lieu (notamment sa capacité à accueillir des personnes en fauteuil roulant), qui peut être un élément determinant en fonction de vos invités.

Quelles disponibilités pour votre location de salle ?

Maintenant que vous avez choisi le lieu idéal, encore faut-il que la salle soit disponible à un tarif abordable. Avant de lancer vos invitations, prenez le temps de bien choisir votre créneau.

Pour louer une salle à Paris, l’offre et la demande varient selon la période à laquelle vous souhaitez organiser votre événement. D’une manière générale, sachez que les salles à louer en soirée seront moins chère au début de la semaine (du lundi au mercredi). Le jeudi est un jour particulièrement prisé pour l’organisation d’after-works, tandis que le début de la semaine sera sans doute plus disponible.

La période de l’année est également cruciale si vous souhaitez obtenir un tarif de location avantageux. En effet, certains mois sont plus encombrés que d’autres. La rentrée en septembre, les fêtes en décembre, suivies des vœux en janvier sont des occasions particulièrement prisées par les entreprises. Et quand les beaux jours arrivent au printemps, les terrasses et autres lieux en plein air sont pris d’assaut. A Paris, pensez à consulter le calendrier des Fashion weeks, les prix peuvent rapidement flamber pendant ces semaines. Notre conseil : choisissez idéalement une période creuse pour optimiser votre budget.