Si vous n'avez pas la possibilité de vous faire assister par un comptable ou que vous préférez tout simplement être autonome dans la gestion de vos devis, il est indispensable de vous équiper d'un outil efficace qui vous fera gagner du temps. Si certains sont habitués au bon vieux tableau Excel accompagné de modèles Word pour les devis et les factures, le bricolage trouve rapidement ses limites lorsque le nombre de clients augmente et que les projets se multiplient.
C'est la raison pour laquelle nous nous sommes intéressés à Freelancer, un outil de gestion de facturation spécialement conçu pour les freelances.
Premier point fort de cette application Web : son interface particulièrement claire. Elle ne permet pas seulement d'éditer des devis et des factures mais propose aussi un système de gestion assez complet pour l'ensemble de votre activité : gestions des contacts clients, des dépenses, des relances, des encaissements, etc. Tous les documents sont regroupés par projets, ce qui permet de réaliser un suivi efficace de l'activité. C'est aussi un moyen flexible de gérer ses prestations : une nouvelle commande au sein d'un même projet ? Il suffit d'ajouter un avenant au devis initial.
Le tableau de bord principal organisé en projets
Autre avantage évident pour une application Web : elle est accessible depuis n'importe où et est compatible avec presque tous les appareils. Un argument de poids face aux solutions logicielles souvent trop lourdes, qu'on doit installer sur son poste.
Ce qu'on est en droit d'attendre d'un outil de facturation, c'est qu'il sache éditer des factures et des devis. Bonne nouvelle, Freelancer le fait à merveille et vous permet de personnaliser vos documents avec votre logo, vos propres mentions, etc. Sobre et clair, le modèle par défaut conviendra à la plupart des freelances.
Exemple de devis personnalisé avec le logo de votre société et les mentions légales
Sortir les devis et les factures, c'est bien. Les classer selon les clients et les projets, c'est encore mieux. Freelancer propose plusieurs options de numérotation afin que vos documents soient facilement identifiables et retrouvés.
En fonction de votre statut - Auto-Entrepreneur, Maison des Artistes, Agessa, Société, etc. - Freelancer vous aide à produire des documents légaux dont le contenu a été élaboré par un expert comptable et un avocat. C'est une des forces de cet outil : il ne se limite pas à la gestion de vos documents administratifs, il contient également du contenu adapté à votre situation, afin de sécuriser juridiquement votre activité. Ainsi, les mentions légales obligatoires sont automatiquement ajoutées à vos courriers (délai de paiement, texte à citer, cas particulier de TVA, précompte, contribution diffuseur, etc.).
Des alertes vous préviennent dès qu'une action de votre part est nécessaire : validation d'un devis, relance auprès d'un client en retard de paiement, etc. Freelancer vous propose automatiquement un courrier adapté à la situation. Ce qui représente un gain de temps considérable pour ceux qui ont l'habitude de modifier des courriers types en faisant des copier-collers. Et vous conservez ainsi une trace juridique des échanges avec votre client.
A noter que ces fonctionnalités de "secrétaire virtuel" sont accessibles avec un abonnement Pro à 5€ par mois. Autant vous dire qu'à ce prix, l'abonnement est vite rentabilisé compte tenu de la masse des services rendus.
L'outil Freelancer a été élaboré par Fabrice Delaneau (graphiste, ergonome) et Éric Rogé (développeur). Tous deux indépendants, ils ont réuni leurs compétences pour concevoir et réaliser ce projet. C'est selon nous une belle initiative qui permet aux travailleurs indépendants de se concentrer sur leur métier et de rester libres. Bien gérer sa facturation est un gage d'indépendance. En effet, garder la main sur la relation qui vous lie à vos clients vous évite de passer par des intermédiaires qui se serviront au passage en prélevant un pourcentage sur vos prestations.
Nous souhaitons donc une bonne continuation à Freelancer et recommandons cet outil à tous nos membres.
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